La tua prima fattura elettronica: emetterla senza software a pagamento

Non ti serve un software a pagamento. L'Agenzia delle Entrate mette a disposizione tre strumenti gratuiti per emettere fatture elettroniche: la procedura web nel portale Fatture e Corrispettivi, un software stand-alone per PC e l'app FatturAE. Sono spartani, ma producono XML validi e li trasmettono allo SdI.

Prima di emettere, però, ci sono quattro cose da sapere che i software non ti spiegano e che generano la maggior parte degli scarti: il nome del file, i 12 giorni di termine, la natura IVA per i clienti esteri e il bollo sopra 77,47 euro.

La più insidiosa è la prima, perché l'errore è permanente: il progressivo nel nome del file deve essere univoco per sempre, non per anno.

Il nome del file: l'errore che non si recupera

Il formato è IT<identificativo>_<progressivo>.xml.

Il progressivo è alfanumerico, massimo 5 caratteri, e deve essere univoco per sempre. Un nome già usato viene scartato con il codice 00002 anche a distanza di anni.

Questo ha una conseguenza pratica che sfugge quasi a tutti: se conti in decimale hai solo 99.999 combinazioni, e sono finite per sempre. Le specifiche non richiedono una progressione stretta, quindi conviene contare in base 36 (cifre più lettere), che porta lo spazio a oltre 60 milioni di combinazioni.

Da non confondere: il progressivo nel nome del file è una cosa, il numero della fattura dentro il documento è un'altra. Il numero della fattura segue la tua numerazione commerciale e riparte pure ogni anno se vuoi. Il nome del file no.

I termini

Situazione	Termine
Fattura immediata	12 giorni dall'operazione
Fattura differita	entro il 15 del mese successivo
Fattura scartata	ritrasmettere entro 5 giorni
Operazioni passive dall'estero	entro il 15 del mese successivo

Un dettaglio che confonde: il campo Data della fattura porta la data dell'operazione, non quella dell'invio. Se emetti il 20 per un'operazione del 10, la data resta il 10 e sei nei termini perché hai dodici giorni.

Se lo SdI scarta, la fattura si considera mai emessa. La correggi e la ritrasmetti entro cinque giorni con lo stesso numero e la stessa data (circolare 13/E del 2 luglio 2018), ma con un nome file diverso, perché quello vecchio è ormai bruciato.

Firma: non serve

Per le fatture verso privati e aziende (B2B e B2C) la firma elettronica non è obbligatoria. Le specifiche tecniche dell'Agenzia sono esplicite: il Sistema di Interscambio gestisce sia fatture prive di firma sia fatture firmate.

È obbligatoria solo verso la Pubblica Amministrazione.

Per una SRL che vende servizi a privati e aziende questo significa: mandi un .xml non firmato e ti risparmi completamente la gestione dei certificati. È una semplificazione notevole che parecchi si perdono.

La natura IVA per i clienti esteri

Qui si concentra il maggior numero di errori, ed è anche il caso più frequente per una società digitale.

Cliente	Natura	Codice destinatario	Nota
Azienda italiana	imponibile 22%	codice a 7 caratteri o PEC
Azienda UE (B2B servizi)	N2.1	XXXXXXX	serve INVCONT in AltriDatiGestionali/TipoDato
Azienda extra-UE	N2.1	XXXXXXX	niente INVCONT
Privato UE (servizi digitali, regime OSS)	N7		sopra la soglia di 10.000 euro

Due precisazioni sulla natura, perché gli errori sono sempre gli stessi:

• N2.1, non N6. La N6 è il reverse charge interno, cioè operazioni tra soggetti italiani. Per i servizi verso l'estero non c'entra nulla.
• Per i clienti UE B2B la partita IVA va validata su VIES e la validazione va conservata. Se il cliente non è a VIES, non è un soggetto passivo ai fini di questa regola, e il trattamento cambia.

Sulla stringa INVCONT per i clienti UE: è una richiesta della Guida alla compilazione dell'Agenzia, e vale solo per l'Unione europea. Per gli extra-UE non va messa.

Il bollo da 2 euro: la trappola dell'estero

Il bollo di 2 euro è dovuto quando la somma dei PrezzoTotale delle righe con natura N2.1, N2.2, N3.5, N3.6 o N4 supera 77,47 euro.

Guarda bene quell'elenco: c'è dentro N2.1, che è esattamente la natura che usi per i clienti esteri.

Quindi una fattura di servizi sopra 77,47 euro a un cliente estero paga il bollo, e questa è la cosa che sfugge più spesso a chi ha molti clienti fuori dall'Italia. Non è una somma grande, ma su decine di fatture l'anno diventa un accumulo di irregolarità.

Come si gestisce:

• si dichiara in fattura con DatiBollo/BolloVirtuale = SI;
• si versa per trimestre, codici tributo 2521-2524;
• se lo riaddebiti al cliente, la riga va in fattura come esclusa ex art. 15 (natura N1), non semplicemente sommata al totale.

L'Agenzia espone nel portale due elenchi: l'Elenco A con le fatture in cui hai già dichiarato il bollo, e l'Elenco B con quelle in cui l'Agenzia ritiene che il bollo sia dovuto ma tu non l'hai indicato. L'Elenco B è modificabile dal contribuente, e vale la pena controllarlo: se lo lasci com'è, rischi di pagare bollo su fatture che non lo devono.

Come trasmettere senza intermediario

Due strade, entrambe gratuite:

Dal portale Fatture e Corrispettivi. Carichi l'XML a mano nel riquadro "Fatturazione elettronica e Conservazione". Limite: 5 MB per file. Ricorda che la società non ha credenziali proprie: entri con le tue e usi "Cambia utenza".

Via PEC. Mandi il file a sdi01@pec.fatturapa.it. Funziona senza alcun accreditamento, ed è la via più semplice in assoluto per chi emette poche fatture.

Se invece emetti molte fatture e vuoi automatizzare, servono canali accreditati (web service o SFTP), che richiedono IP statico, endpoint sempre disponibile, certificati e superamento di una suite di collaudo. Non è una strada sensata per una micro società: si usa un provider.

Ricevere le fatture passive: il passaggio da fare una volta

C'è una configurazione che risolve per sempre il problema dei fornitori che sbagliano il codice destinatario.

Nel portale Fatture e Corrispettivi, alla voce "Registrazione dell'indirizzo telematico", indichi il codice destinatario o la PEC dove vuoi ricevere. Da quel momento lo SdI consegna lì tutte le fatture passive della tua partita IVA, a prescindere da cosa scrive il fornitore in fattura.

Senza questa registrazione, le fatture dei fornitori che indicano 0000000 o un codice sbagliato finiscono "a disposizione" nel cassetto fiscale, e tipicamente nessuno se ne accorge per mesi.

I codici speciali da riconoscere: 0000000 significa nessun canale registrato, XXXXXXX significa controparte estera.

Le versioni, spiegate una volta per tutte

Girano tre numeri diversi e vengono continuamente confusi. Sono tre cose diverse, tutte vere:

Cosa	Versione	Da quando
Formato di trasmissione	FPR12	invariato dal 2018
Schema XSD della fattura ordinaria	1.2.3	1/4/2025
Specifiche tecniche (Allegato A)	1.9.1	utilizzabili dal 15/5/2026

Il punto che conta: la versione 1.9.1 non tocca lo schema XSD. Il suo changelog aggiunge un nuovo controllo e aggiorna le procedure di accreditamento dei canali. Chi scrive che "dal 15/5/2026 le fatture con schema 1.9 vengono scartate" ha confuso la numerazione delle specifiche con quella dello schema: il file XSD è lo stesso.

Se usi gli strumenti dell'Agenzia o un provider, tutto questo è trasparente. Serve solo se generi l'XML per conto tuo.

Se l'XML te lo generi da solo

Due trappole tecniche che costano ore a chi scrive un parser o un generatore:

Lo XSD non dichiara elementFormDefault. Questo significa che solo l'elemento radice sta nel namespace, mentre tutti i figli sono senza prefisso. I file reali usano prefissi diversi (p:, ns2:, b:, o nessuno), quindi gli elementi vanno cercati per nome locale, mai per nome qualificato.

Un file può contenere più fatture. Il nodo che si ripete è FatturaElettronicaBody, mentre l'intestazione con cedente e cessionario è unica. Un lotto va importato come N documenti distinti, non come uno solo.

E una regola contabile: l'imponibile per il registro IVA si prende dai DatiRiepilogo, non sommando le righe. Sono i dati che lo SdI controlla, e contengono già arrotondamenti e contributi cassa. Il campo ImportoTotaleDocumento è invece facoltativo e non controllato: se manca, non è un errore.

In sintesi

Per la prima fattura: strumenti gratuiti dell'Agenzia, niente firma, nome file con progressivo che non riuserai mai più, dodici giorni di tempo. Se il cliente è estero, natura N2.1 e occhio al bollo sopra 77,47 euro.

E prima ancora di emettere, due configurazioni una tantum: registra l'indirizzo telematico e attiva la conservazione a norma. Il costo è zero, il tempo dieci minuti, e ti evitano i due problemi che si scoprono sempre troppo tardi.