Contabilità in partita doppia per una micro SRL: il piano dei conti minimo

Nessuna norma impone un piano dei conti. Non esiste un elenco ufficiale di codici da usare, e il piano a quattro cifre in stile direttiva CEE che trovi ovunque è prassi consolidata, non obbligo.

L'unico vincolo vero è che le tue scritture siano mappabili sugli schemi di stato patrimoniale e conto economico degli artt. 2424 e 2425 c.c., nella versione micro dell'art. 2435-ter, e sulla tassonomia XBRL usata per il deposito del bilancio.

Questo cambia completamente l'approccio. Non devi imparare un piano dei conti da manuale con seicento voci: devi costruirne uno minimo che copra quello che fa davvero la tua società e che si mappi sul bilancio. Per una micro società di servizi sono poche decine di conti.

Cosa dice la legge, in concreto

Gli obblighi sono tre, e sono meno di quanto la parola "partita doppia" faccia temere.

I libri da tenere (art. 2214 c.c. e art. 14 DPR 600/1973):

• libro giornale e libro degli inventari;
• registri IVA vendite e acquisti (e corrispettivi, se ricorrono);
• scritture ausiliarie (i mastri), con gli elementi patrimoniali e reddituali;
• registro dei beni ammortizzabili, se i dati non risultano già dal giornale o dagli inventari.

Come vanno tenute (art. 2219 c.c.), testualmente:

"Tutte le scritture devono essere tenute secondo le norme di un'ordinata contabilità, senza spazi in bianco, senza interlinee e senza trasporti in margine"

Per quanto (art. 2220 c.c.): dieci anni.

Notare cosa non c'è: nessuna indicazione su chi debba tenerle. La contabilità di una SRL non è riservata ai commercialisti.

Il principio che rende tutto più semplice

Da quella frase dell'art. 2219 discende una regola operativa che cambia il modo di lavorare: gli errori si stornano, non si modificano.

Il libro giornale è per costruzione un registro append-only. Se hai sbagliato una scrittura, non la correggi: ne scrivi un'altra che la annulla, e poi quella giusta. La traccia dell'errore resta, ed è esattamente quello che la norma vuole.

Sembra scomodo e invece è liberatorio: significa che nessun errore è irreparabile e che non devi avere paura di registrare. Significa anche che una contabilità corretta non è quella senza errori, ma quella dove ogni errore è tracciato e corretto.

Il piano dei conti minimo

Quello che segue è una struttura di lavoro per una micro società di servizi digitali, non una fonte normativa. È il risultato di come abbiamo organizzato la nostra.

Attivo

• Banche, un sottoconto per ogni IBAN e per ogni valuta
• Incassi online disponibili e incassi online in attesa, se usi un gestore di pagamenti: sono due conti distinti, perché "disponibile" e "in attesa" hanno significato contabile diverso
• Payout in transito, tra la data dell'accredito disposto e quella dell'arrivo in banca
• Crediti verso clienti, separati per Italia, UE B2B, extra-UE, B2C UE
• IVA a credito, IVA a credito da reverse charge, crediti IRES, crediti IRAP, ritenute subite
• Ratei e risconti attivi
• Immobilizzazioni immateriali e materiali, con i rispettivi fondi ammortamento

Passivo e patrimonio netto

• Fornitori, separati per Italia, UE, extra-UE
• IVA a debito, IVA da reverse charge a debito, ritenute da versare, IRES, IRAP
• Risconti passivi
• Debiti verso istituti previdenziali, debiti verso l'amministratore per compensi, finanziamento soci
• Capitale sociale, riserva legale, altre riserve, utili a nuovo, utile d'esercizio

Ricavi

Servizi Italia imponibili, servizi UE B2B in reverse charge, servizi extra-UE, servizi B2C UE, altri ricavi. Più utili su cambi e interessi attivi nell'area finanziaria.

Costi

Cloud e software spezzati per area geografica, commissioni di incasso, commissioni bancarie, consulenze, compenso amministratore, ammortamenti, oneri diversi (bollo fatture, bollo libri, tassa di concessione governativa, diritto camerale), interessi passivi, perdite su cambi, costi indeducibili, IRES e IRAP dell'esercizio.

Le tre scelte che fanno la differenza

Nella lista sopra ci sono tre decisioni che sembrano pedanti e che invece determinano se il sistema lavora per te o contro di te.

1. Separare clienti e fornitori per area geografica. Non serve al bilancio, dove finiscono tutti nella stessa voce. Serve ai registri IVA e a determinare il tipo di documento: un fornitore classificato come extra-UE dice già da solo che quell'acquisto genera un TD17. Se non fai questa separazione, ogni mese devi ricordartelo a mano.

2. Tenere i risconti passivi. È la voce che una società con abbonamenti sbaglia più spesso. Se incassi a gennaio un canone annuale, quel ricavo non è tutto del primo esercizio: undici dodicesimi sono di competenza dei mesi successivi. Senza risconti, il primo anno risulta molto più redditizio di quanto sia, e paghi imposte su un utile che non hai ancora prodotto.

3. Prevedere conti di controllo. Sono conti dove il sistema parcheggia quello che non sa classificare, invece di indovinare: sospesi da riconciliare, differenze di arrotondamento, movimenti bancari da classificare.

Quest'ultima è la scelta più controintuitiva e la più utile. Una contabilità che ammette di non sapere è molto più affidabile di una che classifica tutto con una regola approssimativa. A fine mese guardi i conti di controllo: se sono a zero, hai finito; se non lo sono, sai esattamente cosa manca.

Il denaro va in centesimi interi

Regola tecnica per chi si costruisce gli strumenti: gli importi vanno gestiti in centesimi interi, mai in numeri a virgola mobile.

Non è pedanteria. In virgola mobile 0,1 + 0,2 non fa esattamente 0,3, e su qualche migliaio di scritture le differenze si accumulano fino a far quadrare male un bilancio. Tutti i sistemi contabili seri usano interi.

Collegata: l'IVA va calcolata per aliquota, non riga per riga. È così che funziona il riepilogo della fattura elettronica, ed è così che deve funzionare il registro, altrimenti gli arrotondamenti divergono.

I dati minimi di ogni scrittura

Oltre al conto e all'importo, ogni riga dovrebbe portare: identificativo della fattura, controparte, Paese, partita IVA, codice natura IVA, tipo documento, valuta e cambio, quota IVA detraibile, data di competenza, e la fonte del dato.

Sembra molto. È la differenza tra un motore contabile e un archivio di scritture: senza questi campi non puoi generare registri IVA, LIPE e comunicazioni transfrontaliere senza rimetterci le mani ogni volta.

Se aggiungi questi campi dopo, devi ripassare tutto lo storico. Se li metti dall'inizio, non ci pensi più.

I libri si possono tenere in digitale

La tenuta con sistemi elettronici è ammessa e non richiede la stampa periodica: i registri devono essere aggiornati sul sistema e stampabili su richiesta degli organi verificatori, in loro presenza.

C'è una discussione tecnica aperta su cosa serva alla chiusura dell'esercizio: una lettura ritiene sufficiente la tenuta elettronica con stampa su richiesta, un'altra ritiene che un libro che resta definitivamente digitale debba entrare nel processo di conservazione, con firma digitale e marca temporale almeno annuale.

La soluzione prudente costa poco e chiude la questione: a fine esercizio, firma digitalmente e marca temporalmente i libri, oppure stampali. Un adempimento all'anno che elimina un rischio.

Attenzione a non confondere due cose: questo riguarda i registri. Le fatture vanno conservate a norma in ogni caso, e per quelle il servizio gratuito dell'Agenzia risolve senza discussioni.

Perché a questi volumi è più facile di quanto sembri

La partita doppia spaventa perché la si immagina come digitazione manuale di centinaia di scritture. Per una micro società di servizi, oggi, non è così: i dati arrivano già strutturati.

Le fatture che emetti sono XML che hai generato tu, quindi la scrittura si ricava rileggendo il file. Le fatture passive arrivano in XML dal Sistema di Interscambio, con imponibile, aliquota e natura già codificati. I movimenti bancari si esportano in CSV. Gli incassi da gestori di pagamento hanno un identificativo univoco per ogni transazione.

Quello che resta all'amministratore non è la digitazione: sono le decisioni. Come classificare un costo dubbio, se un'operazione è territorialmente rilevante, quanto risconto a fine anno. Sono poche, ricorrenti, e una volta decise valgono per tutti i casi uguali.

Il vero lavoro, quello che non si automatizza, è a monte: costruire un piano dei conti che rispecchi la tua attività, e mantenere l'abitudine di guardare i conti di controllo prima di chiudere il mese.