Conservazione delle fatture elettroniche: l'adesione che devi ancora dare a mano

La conservazione a norma delle fatture elettroniche richiede ancora un'adesione esplicita, da dare a mano nel portale Fatture e Corrispettivi. Il servizio dell'Agenzia delle Entrate è gratuito, ma non si attiva da solo.

Quello che non richiede più adesione, dal 20 marzo 2024, è la semplice consultazione dei file XML nel portale. Sono due servizi distinti, e la confusione tra i due è oggi l'errore più diffuso in materia.

La conseguenza pratica di sbagliarsi è seria: puoi passare due anni convinto di essere a posto perché vedi le tue fatture nel portale, e non averne conservata a norma nemmeno una.

Consultazione e conservazione non sono la stessa cosa

	Consultazione	Conservazione a norma
Cosa fa	ti fa vedere e scaricare gli XML	archivia con valore legale
Serve adesione?	no, dal 20/3/2024	sì, esplicita
Durata	fino al 31/12 del secondo anno successivo	15 anni
Obbligo di legge	no	sì

Il cambio del 2024 è stato introdotto dal provvedimento dell'Agenzia n. 105669/2024, e riguarda solo la consultazione. Molte guide scritte prima, e diverse riscritte male dopo, riportano ancora l'idea che senza adesione si perdano i file: rispetto alla consultazione non è più vero, rispetto alla conservazione lo è sempre stato.

La differenza che conta davvero è nell'ultima riga della tabella. La consultazione è una comodità. La conservazione è un obbligo previsto dall'art. 39 del DPR 633/1972, in capo sia a chi emette sia a chi riceve.

Salvare gli XML non è conservare

Questo è il punto tecnico che merita di essere chiaro, perché è la scorciatoia che molti prendono in buona fede.

Scaricare gli XML e metterli in una cartella, su un disco, su Drive o su un server aziendale non è conservazione a norma. La conservazione documentale, secondo il DM 17 giugno 2014 e le Linee Guida AgID, richiede un processo con caratteristiche precise:

• pacchetti di versamento e di archiviazione strutturati;
• firma digitale e marca temporale;
• metadati obbligatori associati a ogni documento;
• audit trail delle operazioni;
• reversibilità, cioè la possibilità di esibire i documenti in un formato leggibile e integro.

Un file XML in una cartella non ha nulla di tutto questo. In caso di verifica, non è un documento conservato: è una copia.

Come si aderisce

Il percorso è semplice, e dura pochi minuti:

1. Accedi al portale Fatture e Corrispettivi con le credenziali della società (serve essere già stato nominato gestore incaricato, altrimenti non ci entri).
2. Cerca la sezione dedicata alla conservazione.
3. Sottoscrivi l'accordo di servizio con l'Agenzia.
4. Verifica che lo stato risulti attivo.

L'adesione è gratuita e il servizio conserva i documenti per 15 anni. Le FAQ dell'Agenzia confermano che i quindici anni valgono anche se la partita IVA viene chiusa nel frattempo, il che è rassicurante per chi un domani liquidasse la società.

Fallo prima di emettere la prima fattura

C'è un punto su cui le fonti non concordano perfettamente, e preferisco dirlo invece di far finta che sia risolto.

Alcune fonti sostengono che il servizio abbia una retroattività fino al 1° gennaio del secondo anno precedente l'adesione. Altre, incluse istruzioni operative che abbiamo consultato, indicano che la conservazione non sia retroattiva e vada attivata prima.

Finché la questione non è chiarita in modo univoco, la regola prudente è una sola: aderisci prima di emettere la prima fattura. Non costa niente, dura cinque minuti, ed elimina completamente il problema. Contare su una retroattività di cui non sei certo, per un obbligo la cui violazione riguarda anni di documenti, non è un rischio sensato.

Nel percorso di attivazione di una società, questo passaggio va quindi collocato subito dopo l'abilitazione ai servizi telematici e prima della prima fattura.

Il termine di chiusura del processo

Un aspetto poco noto e che vale la pena avere in calendario: la conservazione ha un termine di chiusura del processo, fissato dall'art. 7 comma 4-ter del DL 357/1994 in tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi.

Per le fatture del 2024, quel termine è caduto il 31 gennaio 2026.

Se usi il servizio gratuito dell'Agenzia, la chiusura la gestisce l'Agenzia. Se usi un conservatore privato, verifica che lo faccia nei termini: è uno dei punti su cui vale la pena leggere il contratto invece di fidarsi.

Serve un conservatore accreditato?

No. È un mito diffuso, e costa soldi a chi ci crede.

L'accreditamento AgID è un requisito per le pubbliche amministrazioni. Un soggetto privato può conservare in proprio, o affidarsi a un conservatore non accreditato, purché il processo rispetti le regole tecniche.

Quello che serve, invece, è:

• nominare un responsabile della conservazione, che per una micro società è il legale rappresentante (la funzione è delegabile);
• avere un manuale della conservazione.

E soprattutto, un principio che non cambia mai: la responsabilità resta all'impresa anche delegando. Affidare la conservazione a un fornitore sposta l'esecuzione, non l'obbligo.

Per una micro SRL, il servizio gratuito dell'Agenzia risolve la questione senza costi e senza scelte da fare. Le alternative commerciali (i provider di fatturazione elettronica includono quasi tutti la conservazione nei loro piani) hanno senso se già usi quel provider per emettere, non come acquisto a sé.

Quanto va conservato

Due termini che convivono e non coincidono:

Fonte	Durata
Art. 2220 c.c. (scritture contabili)	10 anni
Servizio di conservazione dell'Agenzia	15 anni

Il servizio dell'Agenzia copre abbondantemente l'obbligo civilistico, quindi in pratica la questione non si pone. Se conservi in proprio, dieci anni è il minimo da garantire.

La checklist

Prima di emettere la prima fattura della società, questi tre passaggi vanno fatti in questo ordine:

1. Abilitazione ai servizi telematici e nomina di se stessi come gestore incaricato, altrimenti nel portale non ci entri.
2. Registrazione dell'indirizzo telematico, così le fatture passive arrivano dove devono a prescindere da cosa scrive il fornitore.
3. Adesione alla conservazione a norma, che è l'unico dei tre che riguarda un obbligo di legge vero e proprio.

Nessuno dei tre è difficile. Sono invisibili, ed è esattamente questo che li rende pericolosi: non ti bloccano subito, ti bloccano dopo.